科脉实施手册簿(新)

'文档科脉系列软件科脉启谋软件系统实施手册深圳科脉软件有限公司ShenzhenInternationalSolusoftCo.,Ltd. 文档内容提要本手册介绍如何使用实施“科脉系列商务软件”产品，内容详尽，配有大量表格，可作为系统实施指南。[版权信息]ã1999，2004版权属于深圳科脉软件有限公司。版权所有，翻印必究。非经KM公司事先书面同意，不得对本手册进行增删、改编、节录、翻印、改作或仿制。本手册中包含了一些日常商务处理用到的数据或示例。为了尽可能完整地说明问题，这些示例包含了一些人名、公司名、品牌和产品名。所有这些名称都是虚构的，如与实际商业企业所使用的名称和地址相似或雷同，则纯属巧合。第四版（2015年1月）KM是深圳科脉软件有限公司的商标。本手册中引用的其它产品或服务标记是其它公司的商标或服务标记。本手册中的信息可以在任何时间和未经通知的情况下进行更改。KM保留在任何时间和未经通知的情况下在手册中进行更改的权利。 文档目录第一章项目实施准备41.确定项目实施组织结构及成员42.制定项目的详细实施计划43.硬件的采购与验收5第二章业务流程规划61.要点62.主要任务63.制度文件6第三章系统安装71.网络施工、测试和系统联调72.安装记录8第四章人员培训91.培训计划92.培训工作注意事项10第五章数据准备111.确定编码规则112.录入基础数据123.操作员、收银员录入及授权134.业务规则设置14第六章系统试运行141.数据备份142.商品条码和价格标签的打印143.商品过机检查144.收货与盘点145.开业156.系统数据准确性15第七章系统正式使用…………………………………………………………………171.系统重新初始化..............................................................................................................172.软件注册………………………………………………………………………………..173.文档移交和项目验收…………………………………………………………………..17 文档第一章项目实施准备1.确定项目实施组织结构及成员实施科脉系统，首先应成立一个项目领导小组。该项目组的成员应包括甲方公司领导、各业务部门以及IT部门的负责人，乙方项目经理和实施人员。通过实施工作，项目组成员能够熟悉和掌握科脉系统的有关业务流程,并以此为基础,按照科脉系统的业务流程来要求和规范各个部门的业务，从而建立科学规范的，具有企业管理特点的信息系统。项目的甲方总负责人建议由商场的高层领导担任，确保系统实施具有权威性。甲方的执行联络人一般由IT部门负责人担任，负责统筹规划，协调部门之间的关系，解决问题。小组成的其他成员包括商场各部门的领导或业务骨干，如：采购、销售、仓库、财务等部门。小组成员应该十分熟悉本部门工作和情况，也了解其它部门情况和相互关系。乙方项目经理应由具有较丰富商业经验和电脑系统知识的人员担任，必须具备一定的沟通表达能力，可以和甲方业务人员顺利交流看法，协助甲方制订管理制度，培训软件系统的使用方法。2.制定项目的详细实施计划项目实施组的人员组成和职责确认之后，可以开始制定项目实施计划，示例如下：项目实施计划表项目名称：制表时间：实施阶段工作内容承担人备注计划完成时间实际完成时间实施准备成立项目实施组成立项目实施组，确定成员，明确职责购买设备服务器服务器到位收款机收款机到位工作站工作站到位其它设备其它设备到位，如条码打印机、条码阅读器、IC卡读写器、数据备份设备等业务流程规划 文档系统安装网络工程施工、测试铺设局域网，测试网络连接状态硬件/软件安装服务器端数据库、工作站客户端和POS客户端的安装系统联调整个系统的联调人员培训采购/仓管/营运/财务培训软件的总体结构和基本业务流程。相关部门使用的功能。系统管理员培训全面掌握系统。收银员培训软件的使用及POS机的简单维护录入员培训科脉系统的一般录入、制单操作与日常维护工作数据准备商品类别录入商品类别信息的录入商品信息录入商品信息的录入供应商/合同信息录入供应商信息的录入其它基本信息录入其它基本信息的录入系统试运行商品条码和价签的打印、粘贴打印条码和价格标签，粘贴商品盘点/收货盘点商品，取得期初库存商品过机检查检查条码是否打印正确，商品是否已录入，价格信息是否正确试运行数据正确性和一致性检查在试运行阶段检查报表正确性系统正式运行系统正式使用系统验收制表人签字/日期：用户签字/日期：备注：l此项目实施计划表只是草稿。在项目的实施过程中，可以根据实际情况增加和删除项目。l计划表的项目不一定严格按时间先后顺序执行，例如业务流程规划和项目实施准备就可以同时进行。 文档1.硬件的采购与验收在科脉系统项目的实施中，需要购买服务器、收款机、客户端工作站等设备，此外还有其它一些设备，如条码打印机，条码阅读器、IC卡读写器、服务器数据备份设备等等。设备在验收时，应填写《设备验收报告》设备验收报告项目名称：制表时间：序号设备名称型号配置数量验收日期验收意见123456789制表人签字/日期：用户签字/日期：第二章业务流程规划1.要点科脉系统的实施不仅仅是一套软件的应用，而且意味着整个商场管理模式的转变，期间必然要改变一些沿袭已久的传统习惯，克服传统习惯是实施进销存系统的一个要点。另外，科脉系统是一个可定置的高度灵活的商业管理软件。系统提供了大量的开关设置和众多业务功能用于处理不同行业、不同业态下的需求。在系统正式启用前，需要调查用户需求，将这些开关调整到最适合用户当前使用习惯的状态，保障流程正确；屏蔽无用的功能，减少不必要的干扰；运用科脉系统的定置功能，将一些单据中不必要的数据屏蔽掉。例如，对于采用进价核算的企业，进货入库单中的“ 文档零售价”、“进销差价”等是没有用的，可以通过设置功能改为不显示。1.主要任务为保障项目顺利实施，贴近用户的实际需求，乙方项目经理应积极与甲方业务、财务负责人沟通，组建项目小组，成员一般是商场各部门的负责人或业务骨干,熟悉本部门的情况。乙方项目经理召集项目小组的成员，对他们进行深度的培训，增加他们对科脉系统的理解。让这些主要使用者了解这个系统是如何运作，可以提供哪些功能；在此基础上，分析、对比科脉系统流程和商场目前操作流程的差异，讨论现有的手工操作流程如何在科脉系统中实现，用科脉系统的业务流程来要求和规范各个部门的业务。在一般情况下，尽量用采用科脉进销存的功能来满足商场的业务需求。在商场的某些手工流程不是很规范或不能十分肯定情况下，商业处理进程应调整为与科脉系统一致。2.制度文件在完成上述工作后，应与业务、财务负责人充分交流意见，变更原有的业务流程、操作方法，共同规划新的业务操作流程，并将其作为公司营运制度，形成文件，要求各部门遵照执行。《用户手册》中有一些采购、配送、结算等方面的流程图和说明，可在制订制度文件时引用。建议由项目组甲方领导牵头，乙方项目经理协助，由乙方业务骨干制订制度文件，制度文件的内容可以简单概述为：在什么阶段，由什么人，使用什么功能，完成哪些工作l类别、商品、供应商编码规则。就商品等项目的编码方法、长度、打印码制等作出规定，并要求今后的新品统一按规定编码。l新品引进流程。新品从引进谈判开始到转正期间，电脑系统涉及到分类、录入、定价、采购、销售分析等工作。l商品淘汰处理流程。商品淘汰有一定的处理步骤，不适当地淘汰商品可能会导致商品不能销售、部分业务查询不到或汇总与明细不一致等问题。l补货采购业务流程。考虑用户的组织结构（是否有配送中心）、采购职能分配（总部集中或店铺独立采购），为用户制订适当的补货流程，在采购部、配送中心、门店之间分配工作。《用户手册》中提供了三种常见的补货采购运行模式，可供参考。l配送业务流程。制订流程的同时应将配送工作的处理环节规定到具体的时间点上，并融入门店、配送中心的日常工作任务中。例如，文件规定，在每日晚18：00时前门店上传要货单，次日晨9：00配送集中处理要货单等等。另外，对配送过程中出现的收发不符等情况要作相应的处理规定。l 文档收货制度。包括严格按订单收货、超期收货、价格数量错误、保质期等情况在电脑系统中的处理等等。l向供应商退货流程。对于连锁门店，要考虑是集中于配送中心退货还是各店独立退货。l收银管理制度。包括收银工作时间、班次安排、常见业务处理方法、敏感操作权限管理、收银对帐、后台报表统计等l退换货处理流程。换货作一退一销处理。l减价品处理流程。应加强电脑系统之外的审批控制。l大宗购物/批发流程。不同客户需求不同，百货零售店在门店销售出库，而电器、家俱经销商对大件商品一般由配送中心送货。制订流程时应考虑用户的业态、收款规定等。l生鲜管理。制订生鲜采购、进货的规则，电脑组合、拆分、报损业务的时间安排和异常处理，时段特价制订,电子秤管理,生鲜品品类和单品经营业绩的考核方法等。l盘点流程。要对盘点准备、电脑处理步骤安排、盘点结果处理时限等作出规定。l调价和促销流程。期间涉及调价通知、统计损溢、打印及更换价格牌等工作。l结算流程。分代销、购销、联营、租赁几种形式，分别对财务使用哪些功能完成对帐、计算结算金额、记帐等工作进行阐述。lIT部工作制度。一个重要的方面是制订日常和月度数据维护计划，包括日结、月结、数据备份与数据删除等。以上内容可视用户的经营管理方式的不同有所增减。如果用户方已有这些流程的制度文件，可以考虑对原文件作适当的变更，加入有关电脑系统的内容，将原流程中涉及电脑操作的内容、步骤、方法、注意事项、异常处理等等作出统一明确的规定。第一章系统安装系统安装包括网络、硬件和软件安装。1.网络施工、测试和系统联调设备到位后(也可以在购买设备的同时)，进行网络的布线和测试。在网络布线完成之后，需要进行整个系统的联调(包括服务器和客户端工作站操作系统的安装，网络的配置，数据库的安装)，检查服务器、客户机的工作情况和网络的连接情况。系统安装与联调计划表项目名称：制表时间：序号工作内容时间备注1网络布线，各信息点的测通 文档2网络设备的连接与调试3服务器安装、配置与调试。包括操作系统的安装、网络配置和数据库服务器(MSSQLServer)的安装4工作站操作系统的安装和网络配置5收款机操作系统的安装和网络配置6整个系统的联调制表人签字/日期：用户签字/日期：1.安装记录科脉服务器和客户端软件的安装方法请参考《用户手册》，本处不再赘述。在安装过程中，请注意作安装记录，供维护和升级时使用。下面是安装记录的参考格式。服务器安装记录项目名称服务器型号安装人安装时间服务器名域名IP地址子网掩码POS用户名口令特殊说明数据库版本安装路径用户名称口令特殊说明2.工作站系统安装时间：工作站名IP地址部门/分部使用人安装人备注 文档3．POS机系统安装时间：收银台号机器名IP地址门店安装人备注第一章人员培训培训的目的在于提供客户关于科脉系统业务流程的基本理解与具体实践，落实在规划阶段与管理层制订的新的业务流程，使客户能够理解在科脉系统上需要完成哪些工作。1.培训计划参考下表制订培训计划，可视用户的组织结构作适当的增减合并。一般情况可直接根据大纲内容现场讲解。也可以根据实际情况摘录《用户手册》中的部分内容，编制简要的培训教材。培训计划用户名称：时间：培训对象时间地点主讲培训内容简述采购XX培训教室采购业务流程综述类别/供应商/商品/合同采购订单/进货入库/退货库存/补货分析滞销/畅销分析物价管理促销配送配送业务流程要货/配送/收货进货入库店铺退货配送差异处理盘点流程仓管业务（报损、领用等） 文档店铺营运管理商品类别与商品信息补货分析要货与采购进货入库销售分析收银报表销售监控生鲜管理盘点流程库存调整促销财务进价核算与售价核算进销调存报表成本计算毛利库存对帐结算税收银员POS机软件使用和简单维护录入员商品、供应商和其它基础信息录入制单与审核信息查询系统管理员后台管理系统的安装前台POS系统的安装与设置操作员的录入，功能授权和数据授权。收银员登录与授权业务规则设置日常数据维护任务（日结、数据删除、数据备份、月结）日志管理异常查询与POS对帐简单数据库维护操作备注甲方签字：乙方签字：1.培训工作注意事项1.培训的要点在于让用户了解电脑系统能为自已完成什么工作，怎么做。营运管理、采购和财务是培训的重点对象。 文档1.根据用户组织结构方面的不同，培训内容可以有所变化。例如，如果客户没有配送中心，在培训计划中就没有必要出现配送方面的内容。如果用户在经营上营采合一，采购和营运管理的内容也可以合并。2.系统管理员在实施结束后除负责整个系统的维护工作之外，更要指导电脑系统在业务流程中的落实运用，也是培训的重点。系统管理员要参与整个培训工作，要对系统的运转有整体的把握。3.收银员培训请参考《用户手册》中的《收银员培训》部分，增减部分内容，作为培训教材。4.培训工作应要求用户方积极安排相关人员参与，对培训人员做好登记。可以针对培训人员作一些基本内容的考核，检查培训效果。用户培训记录总结表项目名称：序号培训对象与内容时间/地点参加人数甲方负责人用户意见日期:签字:总结日期:签字:第一章数据准备在信息系统上线前，店方应按如下顺序准备数据，确定业务规则和业务流程，为系统的正常运行提供基本保障。初始化信息列表 文档编号内容责任人完成情况1编码规则2商品类别3供应商4商品信息5商品组合信息6机构仓库信息7操作员信息及授权8收银员信息及授权9业务规则完成几项基础工作后，就具备了基本的使用条件，可以开始上线运转了。一般在开业前会有短期的测试，可以使用“数据导出”将上述导入数据导出备份，之后可以随意试用。系统启用前再重装数据库，导入上述数据，即可投入使用。1.确定编码规则¨确定店铺、仓库、商品、供应商、客户等编码规则，为基础数据的录入打下基础。这里的重点是商品编码规则。¨确定商品编码规则的首先一点是要定下表示商品的唯一编码是用条码还是店内自编码。一般来说，使用条码较为方便，可以不专门编制店内码，适合中小型店铺；使用店内码较为规范，且便统一处理一品多码的情况，较费人力，适合大型店铺。¨这个问题应在流程分析阶段提出，根据用户的习惯和营运特点提出建议，由用户方决定。¨店内自编码可以通过设置编码规则，在录入新品时自动产生。¨关于编码规则的详细说明请参见《用户手册》。2.录入基础数据¨商品类别。规划公司的商品的组织结构。¨供应商。录入相关信息。¨商品信息。录入基本的商品信息。部分附加属性可以后调整。¨商品组合信息。对于生鲜加工品、捆绑促销等适用。¨合同信息。¨连锁店应建立相应的机构仓库信息。上述基础数据需要采购、营运等部门提供。实施人应会同客户信息管理部门负责人，向业务部门提供信息登记表格，指定责任人，限期完成。以下登记表格供参考，可根据用户实际情况更改。(1)类别信息类别信息可以分为三级 文档一级类别二级类别三级类别编码名称编码名称编码名称01文具类0101笔类010101钢笔类注：¨商品类别有大中小三级，每级用2位编码表示，合计6位编码；每个商品属于一个具体的小类别，拥有6位类别编码。(1)商品信息（购销、代销商品）商品需要输入的信息如下表所示商品编码自定义码商品名称类别编码主供应商单位规格产地进货价零售价批发价进货规格备注注：商品编码和自定义码可以选择自动编码；¨进货规格是指采购时箱装数，例如：一箱24瓶，进货规格就是24。出货规格一般等同于零售规格；¨税率一般是17%，有特殊税率在备注中注明。(2)商品信息（联营商品）商品需要输入的信息如下表所示商品编码自定义码商品名称类别编码主供应商单位规格产地扣率零售价批发价进货规格备注(3)商品信息（生鲜商品）商品需要输入的信息如下表所示商品编码自定义码商品名称类别编码主供应商单位规格产地进货价零售价批发价计价方式保质期损耗率备注(4)组合拆分商品表商品需要输入的信息如下表所示 文档编码品名编码品名数量0001白条猪肉0002排骨0.10003瘦肉0.10004五花肉0.2...…….注：¨表格中的商品必须已经存在于商品信息表，左边商品属性为“组合商品”或“拆分商品”，右边商品属性为“普通商品”。(1)供应商信息供应商编码名称送货周期结算方式结帐周期月结帐日联系人电话传真地址开户行帐号税务登记号营业执照号备注注：¨如果财务要求对柜组核算，应该把为不同柜组供货的同一供应商分别按柜组给予不同编码。¨一个供应商存在多种经营方式，应在电脑系统中分别编码，视为不同供应商。(2)合同信息供应商编码名称返点方式返点协议合同文本商品协议备注1.操作员、收银员录入及授权操作员登记表编码名称部门职务功能授权表收银员登记表编码名称职务功能授权表 文档1.业务规则设置科脉系统为支持多种应用环境，为系统定义了大量的可调控参数。针对客户的不同，需要在实施阶段将一些业务规则固定下来，使之适合公司财务、业务规定。例如采用进价核算；移动加权平均法计算库存成本；库存报表取进价计算库存成本；进货入库必须有订单；以四位小数表示金额等等。这些规则可以在系统设置中打开或关闭。第二章系统试运行为增加工作人员对科脉系统的熟练程度，验证规划后的业务流程的合理性和系统的准确性，有些客户会要求在系统正式启用前试运行一段时间。在此阶段需要实施方完成以下工作。1.数据备份使用“数据导出”将数据库中的基础数据导出备份，必要时可供恢复。2.商品条码和价格标签的打印新开店铺在开业以前要打印价格牌，为无条码商品打印和粘贴条码标签。科脉系统在零售管理中提供了这些功能。3.商品过机检查组织收银员将货架上的商品一个个的进行扫描，对比商品名称、价格是否与商品相符合，将不符合的商品进行相应的处理。4.收货与盘点¨新开店铺通过进货入库单收货入库。而老店则通过盘点录入期初库存。两者的区别是，进货入库单同时产生帐款，成本也较准；盘点录入期初库存不产生帐款，需要单独录入，另外库存成本是按基本信息中的进价得到，可能与实际略有误差。¨企业进行盘点操作时，由仓管员清点商品，同时制盘点录入新单，录入商品的实盘数，然后交由经理审批。系统自动根据审核后的商品差异调整库存商品数量。¨如果试营业阶段人手紧张，对库存方面没有要求，可以不考虑盘点。待正式运行前盘点。¨盘点的说明参见《用户手册》。5.开业 文档在上述数据工作完成之后，可以开始试营业。开业确保的重点是销售数据的准备性，保证POS能工作，商品能扫描，销售价格正确。1.系统数据准确性在系统投入运行后，需要通过后的报表、查询等了解系统运行情况，处理可能出现的异常。重点是前台POS销售的执行情况和核对各种统计报表的一致性。第二章系统正式使用当系统试用一段时间，各项业务能够正常运行时，即可停止试用，转入正式使用阶段。业务、财务、营运部门填报的报表可以采纳电脑系统提供的数据。1.系统重新初始化¨当系统正式投入使用时，建议重装数据库。因为在系统的试运行阶段，对科脉系统不熟悉，可能会因为一些测试操作(或误操作)而引入错误的数据。¨建议利用数据导出功能备份所有的基础数据，重新执行科脉系统的数据库安装程序，然后导入备份的基础数据。¨数据库重装之后，需要重新进行商品库存的盘点。2.软件注册¨安装科脉系统之后的30天内，必须输入与产品序列号相对应的产品注册号。否则无法继续使用科脉系统，直到输入正确的产品注册号为止。¨在项目实施中，一般是主动提供给客户产品注册号3.文档移交和项目验收¨工程人员在进行工程实施时，要填写相应的工作记录，《工程日志》需要每天填写。工程实施中遇到的软件本身的问题，应积极向公司联系解决。¨在系统验收之前，需要确认所有的重要问题都已解决。不影响系统运行的细节问题和改进意见可分期实现。项目日志项目名称：项目经理：日期：今日工作总结 文档出现问题解决方案及时间明日工作安排¨根据合同规定和实际使用情况，系统运行以后，工程人员应在现场协助用户进行科脉系统的运行，协助用户解决系统发生的各种问题，当用户能够独立操作系统和能够处理系统发生的常见问题时，才能进行系统交接并撤离现场。¨工程完成后按合同的要求进行系统验收，形成《系统验收报告》例：系统验收报告甲方:乙方:甲乙双方经协商共同组织了计算机系统验收,双方认为系统自系统运转以来，一直正常稳定；满足了双方合同的要求。系统验收后乙方将继续为甲方提供良好服务,保证该系统能够可靠运行。具体系统鉴定意见如下：子系统鉴定意见时间甲方签字乙方签字基础数据物价采购配送营运管理系统管理综合评价及建议本验收报告一式两份，双方各执一份。甲方：乙方：代表人：代表人：时间：时间： 文档'