用友酒店通101实施手册.doc

'一前言，系统概况系统【酒店通标准版】是一套专为酒店企业定制的信息管理系统，它集预订、接待、收银、VIP卡及客户管理、电话管理、门锁管理、经营分析等于一体，可广泛适用于各种规模的酒店使用，同时能和本公司旗下的餐饮通无缝整合使用。能全面的管理酒店的多种经营部门，可以非常有效地帮助酒店企业处理日常工作业务，规范管理各项业务工作和操作流程.（1）软件组成部分:二：设备配制（1）服务器电脑，建议配制：处理器Pentiun3.0以上，内存1G以上，硬盘80G以上。（2）客户端电脑:建议配制：处理器Pentiun3.0以上，内存512以上，硬盘80G以上（3）收银打印机：建议配制：松下针式打印机：KX-1121，KX-1131三：操作系统及数据库（1）服务器电脑：win2000，winXP（对操作系统没有限制）（2）数据库：SQLserver2000(打上sp4补丁) 四；软件的安装与初始化第一步：安装酒店通软件1、安装酒店通标准版服务端前请确保服务器已经安装好MSSQLServer2000，验证模式为混合模式。仅安装客户端则不需要安装数据库；建议在安装前关闭其他应用程序。2、将您购买的酒店通标准版的安装光盘放入光驱中，在光盘上选择“SETUP.EXE”，双击“SETUP.EXE”运行。稍等一会出现如下界面：图4－013、点击下一步，出现软件使用许可协议，您必须选择“是”才能继续安装本软件，点击下一步； 图4－021、在上图可选择安装路径，点击下一步，选择安装的组件，如果安装所有的程序请选择下一步，一般服务器安装选择此项；如果安装客户端，则根据自己的需要选择安装的程序。如下图：图4－032、至此，安装前的准备工作已经完成。点击“安装”将开始自动安装。此过程根据硬件配置可能需要1-3分钟。 图4－04安装程序在您的电脑[开始]/[程序]菜单中创建[用友通系列管理软件]－[酒店通]的程序组，同时在桌面生成快捷方式，至此安装完成第二步：软件的初始化(1)双击桌面的应服服务器图标弹出如下图4-05 图4-05说明：最好安装数据时设置为空密码(2)录入密码点连接----直到初始化变为可选择性时点击初始化，软件会提示初始化成功(3)酒店通客户端启动如下图4-06图4-06说明:在此界面用户名录入admin可以选择对应的公司信息 (4):XP初始化之前更改应用服务器的配制：图4-07如上图的servername=服务器的计算机名。五：公共参数,重要基础数据的说明(1)押金酒店在客人入住时，一般均向客人收取一定的押金。押金一般由三部分组成：房费押金，根据房费、入住天数决定房费押金的多少；赔偿押金.电话押金.(2)出租方式出租方式直接影响到房价和计费标准；主要有标准房、钟点房、午夜房、合租、周末、免费、自用房、特价房等。计费方式有按房间计费、按床计费等；计费标准有按时计费、按次计费等。(3)协议客人/单位作为需要经常到酒店消费的个人、单位，和酒店签订消费优惠协议、挂帐签单协议等；可以给酒店客人带来方便，同时也使酒店客源比较稳定(4)夜审主要完成对按天计的房租等进行自动计算并记录到相应帐单、进行帐目的核对、特殊房价审批等；夜审完成根据酒店需要打印一批报表。 (5)帐户：客人每次来消费，均建立一个帐户，用以记录客户的本次住店信息、消费信息、付款信息。每个登记的客人均有一个帐户(6)转帐把一个帐户中，以发生的付款或消费，转入另一个帐户。如A帐户替B帐户结一笔餐饮消费，那么就需要把B帐户的这笔餐饮消费转入A帐户就可以了。(7)路由费用路由费用设置的目的，就是由系统实现转帐，根据帐户设定的转帐关系：转出帐户、转入帐户、转帐科目、有效期限。系统根据设定的条件自动完成转帐。(8):公共参数：是否启用自动夜审，如果启用设置好对应的过帐时间，系统会自动过(9):公共参数：入店几分钟开始记租，入店到离店超过多长时间开始记房费.(10):公共参数：每日断帐时刻，酒店方每天过夜审的时间(11)公共参数；是否启用无人执守自动夜审，启用系统自动夜审.(12)公共参数：钟点房超住几分钟计加钟，钟点房超住多少时间开始加租(13)公共参数：结帐离店半天房费可超时x分钟，半天房费可超时多少.六：主要报表作用(1)可用房查询报表.可用房查询，按房类查询未来一段时间的房间使用情况，按房类分别统计。可以提供给营销部门制定相应的营销计划,如团队预订客房，先要查询哪个房类有没有足够的房源出租如下图6-01(2)房间计划查询: 房间计划查询，按房间查询一段时间的使用情况，可以在图上拖动修改，最大的作用可以明确的知道哪个房间可以出租.如下图6-02图6-02(1)当日过帐:当日过帐：酒店名词（夜审）主要完成对按天计的房租等进行自动计算并记录到相应帐单、进行帐目的核对、特殊房价审批、需对当日预订到店未到的客人、当日离店未离的客人、预订取消的客人、房费折扣、房费冲减、其它折扣、免费结帐和逃帐名单进行检查等.图6-03(2)小商品消费报表；可以详细的查出当天消费多少小商品，方便于收银员交班和财务核查.如图6-04 图6-04(1)历史客人综合报表:查询已离店客人的消费信息，如在查询的范围内有多次住店，可以看到每个客人的合计。如下图6-05图6-05说明；可以双击任何一个客人可以联查明细. (5)营业日出租率统计报表：查询一段时间内，每一种房间类型的出租情况。可以按照出租方式查询。如图6-06图6-06（6）营业日报;作用，财务人员可以直接根据报表的数据来做帐，图6-07图6-07说明:客人的付款项目为借方，消费项目为贷方，这是与其它软件所不同的报表，方便于财务直接做帐。 （6）客帐电话明细报表：作用；可以明细的查出所有客人打电话记录的所有的明细，方便于客人咨询。图6-08.图6-08（7）收入晨报：此报表功能最强大，可以查询所有的消费情况且包括付款方式。图6-09'