IT选型实施手册

'IT盪型实施手册 目录2使用说明4保密说明5文档更新记录前言***IT选型方法论7***IT选型方法论7其他IT规划方法论错误！未定义书签。第一章企业业务现状分析9第一节阶段目的9第二节主耍工作9第三节所用表单13第四节成果和交付物13第五节Jt•他参考13第二章明晰系统功能需求14第一节阶段冃的14第二节主要工作14第三节所用表单16第四节成果和交付物16第五节其他参考16第三章制作招标文件17 第一节阶段目的1717第二节主要工作第三节所用表卩错误！未定义书签。 第四节成果和交付物19第五节其他参考20第四章评标21笫一节阶段冃的21笫二节主要工作21第三节所用表单23第四节成果和交付物23第五节其他参考23 使用说明该咨询实施手册撰写的冃的在于明晰IT选型方法，系统地沉淀以往项目屮的成果，从依据怎样的框架，使用怎样的调研问卷，直至工作成果的展现，一一进行说明。IT选型实施手册共分四大章，分别是分析企业业务现状、明晰系统功能需求、制作招标文件以及评标。其中每一个部分工作都可被拆分出来独立作为章节。在我们的很多项目中，都会涉及到IT选黑这一工作，对于纯粹的IT选烈的项冃町以使用木文档屮的工作方式。其他的涉及到选型工作的项冃可以适当参考木文档中的各部分。另外还要强调的是，木手册仅用丁TT系统选型，前提是已经知道企业要上什么类型的系统，比如说上ERP、OA、PDM等。而金业要上哪些类型的系统，它们的关系怎样则应该是IT规划所做的事，因此本部分工作应该是IT规划的后续工作。其中每一章下，分五节，即阶段冃的、主要工作、所用表单、成果和交付物以及其他参考。阶段目的：说明该工作最终要取得的效果是什么？主要工作：更多侧重于最后形成的成果的框架，分析层而、层次等。所用表单：通过怎样的表单获取主耍工作中所涉及的内容？也可以包含一些问题点。这部分将更多关注在调研问卷上。至于调研问卷的具体使用（包括使用的先后次序、频率、时间）请视具体的项目而左。成果和交付物：指一般意义上，做完该阶段工作后，可得出的成果是什么，包含中间成呆以及最终交付物。在这一部分，会有*好以往项9中比较好的案例供参考。其他参考：这部分提供的主要是其他可供参考的一些案例，包含非*杯公司的一些案例。需耍再次强调的是，该手册提供的是每一个部分工作可选的最佳实践，并不强制项冃经理照搬手册中所论及的框架。公司鼓励创新，更鼓励将创新后的成果记入手册，成为戢佳实践。 保密说明本文档仅供初内部员工参考，严禁以任何方式对外传播，包括客八。请人家本着公司利益，口觉遵守。 文档更新记录更新日期更新内容（请标出章、节）来源（项目名称）更新人 前言杯*IT选型方法论选型方法论我们是根据企业的业务运作现状及特点，以及将来信息化z后可能发生的改变，山此仃针对性的去选择适合企业业务的涪息系统。我们在进行选型的过程屮有一套比较通常的做法，这也就沉淀为我们的选型方法论。对于整个选型过程，我们把它分为四个阶段进行进行。除了常规的进行这几个阶段外，还可以开启一个并行阶段，即与供应商接触。对于选型的项目，应尽量在项冃前期就充分和各个供应商进行接触，多了解了不同软件的功能対于项u各阶段的工作是非常有帮助的。下面对每一阶段进行简单描述：分析企业业务现状对于不同的企业，不同的项冃，会涉及到不同的系统选型，比如为客户选择ERP系统，PDM系统，或是KM系统。但是无论是选择什么样的系统，终究是耍能在企业里面运行起來，满足企业上这个系统的冃的。因此我们首先就是要去熟悉企业的业务。对业务的认识朿点是了解淸楚该企业的比较于其他行业、企业不同的运作方式。这里熟悉企业的业务包括对企业所在行业的了解以及对该企业本身的了解。对该企业所处行业的了解和认识有助于我们去认识这样的一批企业，它们有什么特别之处。同时，还可以知道同行业别的企业选择了什么样的系统，它们运行得如何等。明晰系统功能需求在对企业业务有了较深入的认识之后，结合我们对各种软件系统的了解，就可以提岀有针对性的系统功能需求了o进行需求分析的n的在于用软件供应商能够看得懂的语言明确的表述出信息系统应当要满足哪些功能，而这样一些功能性的描述客户是不能系统而又准确的表达出来的。在进行需求分析时同样也需要重点关注企业的特殊业务和关键业务，这样一些特殊的需求才是决定信息系统的关键要素。招标准备本阶段首先要确定本项日所要采取的招标方式、步骤、招标对象等。并根据询面阶段对企业核心业务的理解及系统功能的需求分析，制作出招标书。同时还耍在本阶段完成评标体系的制定，能够合理的指导下阶段的工作。评标邀请供应商进行讲标，根据供应商所提供的方案対企业需求的满足程度，及其他方而的考量，与客户一起选择出一家供应商，并协助客户完成商务谈判签定合同。这一部分工作是IT选型工作最重耍的部分，是核心所在。这里的许多工作其实都是表面文章，包括发标卩，评标什么的。真正有意义的是我们在后面综合考量许多因素，确定究竟选择哪个供应商。应该注意的是我们的最终目的是为客户选择一套适合于他们的软件系统，以及能够保证质量的实施公司和实施团队。那么如何能保证客户的成功呢？要重点关注三个方面：1、软件的功能需求。我们选择软件的基础是客八的功能需求，那么首先就是耍能够保证软件的功能能够满足，这是最基本的要求。这一块内容其实就是了解企业业务及需求分析來完成的，是本于•册的第一、二章的内容。 2、实施公司的资质及实施团队的能力。即便是软件功能比较强，能够满足企业的需求，但是可能由丁•实施队伍的水平比较差，也会导致项冃不成功。这是本手册第四章所关注的内容。3、客户方对于信息化建设的准备情况。客户方的中高层及关键用户一定要对信息化建设有一•定的认识，能够清楚的知道自己的需求所在，知道未来系统会怎样影响他们的工作。这样的一•些准备工作在选型项冃里主要是随着前期的业务调研来推动进行，经过这样一系列的需求分析工作，各个相关人员对信息化的认识会明显不一样。而上述几个问题一般都是客八最困惑Ifij不能解答或是解决的问题，也正是我们的价值所在。 第一章分析企业业务现状分析企业业务现状是IT选型的第-•步，只有在很好的理解企业业务的前提下，才能有针对性的选择适合于企业的业务系统，也就是需求来源于业务。第一节阶段目的明确企业业务运作模式和特点，由此选择出的与业务现状及未來相匹配的IT系统。这里耍强调的是，ERP产品对企业业务的关联度是最高的，需要详细的认识企业业务。但是其他系统，比如OA,就不会和业务有大量直接的联系，因此就没有必要人量的熟悉这些内容。第二节主要工作IT选型屮分析了解企业业务是纯粹是感受、认识企业的运作特点，要求能够深入的了解企业在总体上是怎么运作的，各个业务环节有什么特点，管理上有什么特色，并要与企业高级管理层达成一致，作为后面分析得出企业的系统功能需求及选择合适的IT系统的指导。这里以东龙服饰的IT选型项H为例來详细阐述**在分析企业业务现状的主耍工作。认识企业所处行业及其业务特点首先我们要了解了整个行业的特点这样做仅仅是有助于我们在开展业务调研时能够做到心里有个数，在后续工作推进过程屮，能够大致的知道难点在哪里。比如对于拉链产胡，它的特点是原件少，但是生产出来的品种会非常多，并且产品有很多细小的属性，这些特性是无法穷尽的，比如长度，所以把工作重点就放在了产品的描述上。另外述需要去了解同行业其他企业所使用的信息系统及应用悄况，比如东龙项11屮，我们了解到江苏利锡集团同行业选择了金蝶的ERP产品，用了三年时间才上线运行，效果也不是很好，这有助于我们在选型时有个判断。其次，分析企业的生产类型在深入了解企业的业务运作特点前，通过対企业的初步接他，我们要能够从总体上判断出金业的牛产经营的类型，因为不同的生产类型对ERP软件有着显著不同的要求（如果销售企业就不用判断它的生产类型）。从企业的生产方式来看，可以分为按订单生产和按库存生产两种方式。按订单生产模式:在这种生产类型下，产品是按照某一特泄客户的要求来生产的，整个生产是以客户的订单來驱动进行的。这种模式下，主要的经营活动都围绕着订单在进行，所有活动都町以归到与一张订单相关，因此一个订单号就是一个主关键字。这种模式述可以进一步细分为两种模式：按订单设计和按订单装配。按订单设计是指一种产品在很人程度上是按照某一特定客户的要求来设计的，所以说支持客户化的设计是该生产流程的巫要功能和组成部分。因为绝大多数产品都是为特圧客八度身览制，所以这些产品可能只生产一次，以后再也不会重复生产了。在这种生产类型中，产 品的生产批量很小，但是设计工作和最终产品往往非常复杂。在生产过程中，每一项工作都要特殊处理，因为每项工作都是不一样的，可能有不一样的操作，不一样的费用，需耍不同的人员来完成。另一种模式是按订单装配。在这种牛产类型屮，客户对零部件或产品的某些配置给出要求，牛产商根据客户的要求提供为客户定制的产品。所以，生产商必须保持一定数量的零部件的库存，以便当客户订单到来时，可以迅速按定单装配出产品并发送给客户。另外还有一些材料是直接市订单驱动来采购的，以满足客户化的要求。按库存生产模式:在按库存牛产模式屮，客户基本上对最终产品没有什么个性化建议或要求，企业按照销售计划驱动牛产和采购，其实也就是“以产定销”的模式。从生产工艺组织方式上，可以分为连续制造（也叫流程制造）和离散制造两种。连续制造:工艺过程是连续进行的，不能小断；加工顺序是固定不变的，牛产设施按照工艺流程布置；物料按照固定的工艺流程，连续不断地通过一系列设备和装置被加工处理成为成品。主耍包括：食品、造纸、化匸、原汕、橡胶、陶瓷、塑料、玻璃、冶金、能源、制药等行业。离散制造:产品由许多零部件构成，且各零件的加工过程各口独立，通常每项生产任务仅要求整个企业组织的一部分能力和资源。在每一部门，工件从一个工作中心到另一工作中心进行不同类型的工序加工。机械制造、电子设备制造等行业的生产过程均属于这一类型。按订单生产按库存牛产按订m设计按订单装配IVIII连续制造离敬制造这样可以把制造型企业分为上图所示的四个象限。通常人部分企业位丁•第一和第三象限，而第四象限，即按订单的连续生产方式是很少见的。东龙拉链属丁•典型的按订单装配生产的企业。然后才开始大规模的进行对企业业务的深入了解在东龙项冃屮，采用从流程入手的方式去了解和熟悉企业的业务运作，也就是说，通过对金业进行一遍比较粗的流程梳理來熟悉企业。这里的流程梳理与通常的流程管理项H不同（流程梳理具体开展也可参见流程管理咨询手册），町以做得比较粗，只需要去抓住部分的核心运作流程即町，并口也不用去优化这些流程。同时，在描述流程的方法上，可以采用比较简略的方式进行。耍注意的是，有的功能需求和数据需求是与业务流程相关的（如财务的应收和销售订单处理等），而有的是与流程无关的（如财务的统计报表和销售的激励政策等），因此在从流程入手进行调研时，要关注町能会产牛需求的节点，展开详细讨论。在东龙项日中，进行调研时，采用了比较统一、直接的方式。在进行正式详细的调研前，最好能跟比较熟悉业务的相关人员进行沟通，以了解企业的人体情况。然后根据所掌握的情况编写访谈提纲，提询将提纲发给被访谈人,以便做好充分的准备。在进行调研时，东龙项目中重点做了以下儿件事： 1、列清单在*杯顾问的引导下，业务部门耍罗列出其主要负责的工作，目的也就是得出本部门的主耍业务流程淸单，以及与业务流程无关的业务要求、报表需求清单。如果事先业务部门也做好清单，调研只需要进行确认和完善。2、业务流程描述举例在清单中，选择一个重要而相对复杂的流程，在"”顾问的引导和询问下，现场绘制流程图，并在绘制过程中进行解释，以使业务骨干掌握绘制方法。同时对流程的各步骤的主要要求和应用的表单等进行描述。此过程初用门板的方式演示。在绘制流程图的同时，要详细了解该流程的特点，以及其他相关的不在流程屮体现出來的业务活动。3、主要流程描述辅导在2的基础上小一人辅导一•人或多人在流程清单屮，选择一个主要的流程现场辅导完成改流程的绘制和主要描述，此过程书面方式进行。如果时间允许，可多绘制几个流程。4、分配工作根据清单，现场分配任务，将每个流程图和业务需求，报表等分配给相应的责任人负责完成，并明确提交时间。报表要求描述淸楚以下内容：报表名称、业务目的、数据來源、统计需求（统计逻辑）、报表样张（参见报表描述模板）。东龙服饰的流程图示例（供应商管理流程）：开始/物流"、部/在东龙项目中，我们通过对各部门进行了详细的调研，并对英中的关键流程进行描述，以此深入了解东龙公司的情况。在东龙服饰，我们了解到他们最关键的流程就是从接到销售订单开始，一盲跑到该张订单生产完成运交给客户并收款的这样一个流程，名字叫“一单一流一结”。然后顺着这条主流程进行深入的调研，基木上就会对东龙的业务运作有比佼深入的认识和理解。在进行流程梳理时，要关注流程上的一些重要节点，这些节点对于认识客户的业务特点及产生系统需求都仃直接的影响。以东龙服饰为例，他们的价格线审核及订单成本审核就是很有特色的内容，把这一块吃透就可以了解他们的管理策略，并能满足客户的需要。“一单一流一结”整体图（物流、信息流）： H•J材料商务津外仓成品TJ广矽4主耍信息流1・坏拉头涂装牟间成品枪头—►—►物流尼龙zr(nJ”RRR丽冃冃uj|(k物沆部圃I会计落通过抓住关键点去认识和熟悉企业业务前面说到的是熟悉企业业务的一个整体的工作思路，在具体到每一块业务时，耍考虑从儿个关键点去进入分析了解，以便能快速的熟悉企业的业务。另外耍强调的是，我们耍熟悉的这些业务内容是与待选择的系统密切相关的。比如，在东龙服饰ERP选型项日中，我们重点对东龙的销售、采购、库存、财务、生产等几方面进行了详细的了解，因为ERP的核心就是在这几方面。下面就这儿个方面展开说明，从哪些关键点入手能很好的熟悉这些业务。1、销售/产品信息描述，企业的产品有什么特点，有哪些属性，怎样才能描述清楚？“产品价格列表，企业的销售定价策略是怎么样的，怎样进行报价？/折扌II及其审批，企业的销售折扣有哪些类聲它们分别有什么样的审批权限？“用料计算，产品订单中的产品怎样把它分解出标准的用料？/销售佣金，业务人员的销售佣金是怎么计算出来的？/销售渠道，企业以什么方式进行产品销售？2^釆购/采购的驱动方式，对于原料的采购是按计划进行、按销售订单驱动述是两者兼有，比例大概是多少？/采购计划，企业的采购计划是按照什么來制定的，需要什么样的信息？/采购收货的过程，包括入库相关手续，质量检验等。 3、库存 “库存的收发过程，包括各种原材料、成品的入库出悴活动。/物料管理方式，比如有没有采用ABC分类法。“仓位管理，包括是否有多地点，尤其要关注分销渠道的库存情况，多库位的管理方式。4、生产“牛产工艺，企业牛产的产品大致要经过些什么阶段，各阶段牛产有什么特点？/生产排程，各道工序是按什么标准进行排程的，这里血有什么闲难？5、财务/总体的财务架构，企业是儿级核算的，各科冃明细有多深？“成本管理，结合牛产经营的特点，了解金业是采用什么样的成本方式核算成木的。预算管理模式，企业是怎样编制预算的，需耍哪些信息，怎样进行控制的。通过了解上述各个要点，一般能够对该企业的这几块业务有个比较深入的认识，为后面分析系统功能需求打下很好的基础。需要说明的是，以I二并不是该业务环节所有的需求结点,只是希望通过了解这些点來更好的熟悉业务。第三节所用表单第四节成果和交付物第五节其他参考（暂无）东龙服饰卬方咨询—交流要点总结.doc东龙服饰—甲方咨询一人力部门调研提纲东龙服饰甲方咨询销售部门调研提纲 第二章明晰系统功能需求第一节阶段目的通过第一阶段详细的访谈、调研，我们已经能够比较淸楚的知道企业的业务运作特点，发现企业业务的现存问题，并能构想出未來系统上线后的运作方式，由此得岀企业对系统功能的需求。第二节主要工作这一部分的工作实际上是和第一部分的工作交互进行的，这两部分工作没有明确的区分。我们在熟悉了企业的业务运作的特点及各种耍求后，耍把金业想耍在系统中实现的功能转换成供应商能看懂的功能需求描述。关注生产类型所带来的需求这里仍以ERP选型项□为例，根据生产类型的不同，应该有不同的关注点，以下的表格中所列举的功能需求仅作参考，在撰写需求分析报告及评标过程中都应该充分关注。生产类型关注的功能需求按订单设计必须有高度复杂的产品配置功能，能够支持有效的并行生产，支持分包制造，有车间控制与成本管理功能，销售订单转采购，高级的工艺管理与跟踪功能，多工厂的排程功能，有计算机辅助设计与制造功能（CAD/CAM）,集成功能以及有限排程功能，所有活动能够与订单相关联。按订单装配耍求灵活的产品配置，分包生产，车间管理和成本控制，销售订单转采购，高级的工艺管理与跟踪功能，分销与库存管理，多工厂的排程，设计界血，以及所有活动能够与订单相关联。按库存的离散制造按库存生产类型是大多数MRPTI系统最初设计时处理的典型牛产类型，因此，基本上不需耍特殊的模块来处理它。按库存的连续制造并发产品和副产品，连续生产，配方管理，维护，营销规划，多度量单位，质址和实验室信息管理系统。撰写需求分析报告本阶段的核心工作就是要撰写出需求分析报告。在东龙项冃里，按照ERP的儿大部分分別进行了业务现状分析及系统功能需求分析。在每一部分的业务调研及需求分析报告中，包含了以下内容：1、业务现状概述，说明该部分业务的主要工作内容及业务特点。2、业务现状分析，根据所了解的企业业务情况，指出目前的问题所在，丄要是与ERP相关的问题，然后根据这些情况说明ERP上线后的业务构想，说明ERP在很人程度上能够帮助消除或者减少这些问题的影响。 3、本部分的详细的需求分析。这一部分是重点，通过结合每一个流程，写出相关的需求；其他不能在流程里体现的需求则单独分类列出。比如东龙的正常订单处理流程，首先是描述该流程：止常订单处理流程是对客户订单的正常处理过程,它是销售部门最频繁和最主耍的工作流程,也是整个东龙公司的核心业务流程。订单流程处理是否顺畅对东龙公司具有重大的彩响。正常接单流程从客户下单开始,到订单核销结朿,涉及销售部、商务部、会计部、牛产管理部、车间、物流部、仓库等多个单位。销售部负责订单的接收、预审、制内部订单和订单处理过程的全程跟踪,商务部和会计部负责订单审核，牛.产和物流部门负责生产、采购、物料和发货等工作。整个流程中需要信息的高度集成,以满足流程的各个阶段对信息的需要。然后给出流程图。画出流程图一方面可以帮助我们了解业务，另一方面也町以让供应商更好的理解金业的业务，进而能够理解是否能真正满足这些业务需求。在流程描述之后说明本部分的和关需求：系统应支持业务员或销售助理方便地査询东龙服饰的产A阚蒼,包括晶名、代码、规格、式样、解聽m选配的项目、牌价等等,特别是拉头的规格、式样、价格、交货嘉从而方便业务员或销传助理同客户济行有效沟通。系统应支持业务员或輸慟理方便地查询客户信息、应收诙处兄V㈱擒业务员和订单助理进行客户资信审访胆入从而帮助业务员和订单助理判断客户的价值和订单是否可以接受。系统应支持业务员或销传助理方便查询各生产线的负荷情况和物料悄况，帮助业务员或销俗助理预先估计交期和对订单进行审核。审察订牛管系统应支持销代助理方便地懸务单、口动计算物嗚需求和价格线,口动柳魏单确认单。……部情况部最后在把所有甜求统在一起作藏備旳饰舲供应商时，要描述客户总体怦厠"护谿甘髙。东龙典型的业务特点就是他们的“一单一流一结”的瞥拯虫姒舷价格宙批体系，包括价格线、酬删器無性在正式的需求分析报告屮，第一•部分就是详细描述了"‘一单一流一结”这个流程，包括该流程的说明及各个关键活动的描述。生产订|购广:品人员Tr77人员把牛产完成的产品搬仓准备发货仓管人员 对于0A系统选型来说，应当巫点关注与文档相关功能的实现，对不同的企业差别不如业务系统那么大。除了通常应该具备的功能外，还需重点考虑以下儿个方而：1、文档的全文检索功能。应该说人部分OA系统都能支持全文检索的功能，但髙级定制搜索功能则实现功能有较大区别。另外有些企业还会要求能够检索附件，包括word,powerpoint,pdf等常用格式文件的搜索。2、文档多维度的属性。这是要求系统能够提供给每个文档多种属性的描述，比如部门、项冃、客户等属性，这样就可以通过单个或多个属性的快速检索找到相关的文档。3、权限控制。不同的企业有不同的权限控制要求，不同的软件在这方面做法也不一样，这一块需求耍重点关注。4、文档评价功能。是指对发布文档提供评分的功能，用户可以对各篇文档发表自己对该文档的评分，系统能够提供汇总分析等相应的功能。5、交流工具。包括集成的邮件系统及实时通信工具，用户可以依靠这些工具进行实时的沟通并传递文件，实现办公协作。第三节所用表单第四节成果和交付物东龙项目的各个业务人块的业务调研及需求分析财务管理业务调研芨需求分析3・0.doc人力资源需求报告.doc物漩管理业务调研友需求分析v3・0.do 第五节其他参考第三章招标准备第一节阶段目的木阶段还要把整个招标过程的行动步骤确实下来，后续的工作就要按照这个计划步骤开展招标工作。同时，还要制作出招标文件，它包含一系列的文档，这些文档可以：/使招标过程公平、公止、公开、有序地进行。/向供应商准确无误地传达客户方的需求。/用以获取足够的软件产品及供应商信息，以支持对软件产品和供应商的选择。/包含有针对性的评估标准，以便为客户选择合适的软件产品和供应商。第二节主要工作及内容在完成了企业业务现状分析和明确了系统共功能需求之后，IT选型项日即进入系统选型阶段：通过招标的方式,为客户选择一套适合企业需求的应用系统。在这个阶段开始Z前，首先要能确定下来整个招标过程的行动步骤，包括我们将要采取儿轮来进行供应商选择工作，每一轮要做哪些事等。确定招标方式及步骤在进行招标前，我们需要能详细的定下整个招标活动的步骤及采収的方式。招标的方式依不同的企业而不同，対于大型的企业来讲，可以做复杂一点，对小型企业则可以做得相对简单些，尽量节约企业方及供应商双方的成本。在东龙项冃中，我们确定了进行三轮的供应商选择程序：第一轮:与大量的供应商进行初步接触，发给他们一•份简耍的标卩，里ifn的内容包括项日的人致说明，东龙的业务及产品特点，及关键的核心的功能需求，要求他们能就此进行演示。这一轮主要考察：/供应商推荐的软件对甲方关键需求的匹配程度/二次开发及持续支持的能力/供应商本身的资格，包括成功案例对于功能明现不能满足，或实施公司实力令人担忧的供应商就在这一轮进行淘汰，保证进入第二轮的供应商至少在大部分功能上是能够满足的。第二轮:这一轮是正式的讲标。具体评价内容参见第四章。第三轮:这一轮进行商务谈判。在正式讲标的供应商屮选择出两家进入商务谈判，这两家必须能满足甲方的绝大多数的功能需求，并且二次开发能力较强，有优秀的项目实施团队。制作招标文件为保证应用系统的选择在内容上有理有据，在过程上公平、公正、公开，这一阶段首先要跟觉IT选型的需要，制作一系列的招标用文件。一般情况下应包含下列文件的制作： 投标邀请书投标邀请书的发送对象是有实力的、潜在的软件生产商或系统实施商，冃的是邀请有资格的供应商对该项H进行密封投标，从而可以从屮选择合适的应用系统和实施合作伙伴。投标邀请书应该列示以下内容：/招标的目的“招标内容/投标人资格要求/投标的时间、地点、方式/开标的时间、地点、方式丁其他投标人须知投标人须知发送对象与投标邀请书相同，日的是全面、明确地向供应商说明招标的内容、范围、要求和过程，就招标工作的公平、公开、公止与合格的供应商达成一致，从过程方血确保最终入选的供应商是合适的供应商。为此，投标人须知应该列示以下内容：丁项目及招标说明/招标文件的构成及应用“投标文件的编制要求/投标文件的递交方式、时间和地点/开标与评标的方式、时间和地点/合同的授予“其他系统功能需求说明书系统功能需求说明书发送对象与投标邀请书相同，H的是全面、明确地向供应商传递客户方的需求。通过阅读系统功能需求说明书，供应商可以全面认识客八行业和企业特点，明确客户对应用系统的期望和耍求，并据此提出口身产品有针对性的解决方案。为此，系统功能需求说明书应该满足以下要求或包含以前内容：/系统需求说明书应该层次分明，使读者很容易把握到企业需求的关键所在，或者另有文档对关键需求进行描述。/包含企业的相关介绍，使读者能够对企业有全面的了解/包含项目的相关介绍，使读者能够准确无误地理解项目的背景、目的、范围以及其在企业中的作用/包含项目的管理需求/包含项目的业务需求，尤其是关键业务需求/包含项目的技术需求/其他招标文件附件招标文件除上述主要文档Z外，可能还会另有一些文件及表单，这些文档可能根据项冃的不同而有所差界，根 据项H的类型、规模以及客户方面的需求不同，可能会有下列或其中部分文档：/投标报价汇总表，包括软件费用、实施费用、培训费用的详细报价/关键功能需求问卷,将系统功能需求卷所列的需求进行提炼，拿出重点的关键的需求让供应商详细回答解决方案v法泄代表人资格证明书/投标人法定代表人授权委托书/投标人承诺函/保密承诺函/技术需求/demo需求/供应商自评表/其他其屮，软件产品与实施商评估方法与评估指标的选取旨在使供应商的选择过程有法对依,因此评估方法的制订应该遵循“公开、公平、公止”的原则，而评估指标应该兼顾适用性、可靠性、完整性、集成性、扩展性等多重需要；评估方法与客八取得一致意见的基础上，在选取指标时充分关注客八的关键需求。-•般情况下，评估指标应该覆盖下列6个方面：/实施商的资格与资信“软件产品的技术性能/软件产品系统功能“实池商项日实施方法/项目实施服务/投资与商务条款第三节成果和交付物木阶段成果及交付物即上文所述招标文件，根据项冃性质、规模以及客户需求关注重点的不同，招标标文件的内容可能略有差异，比如供应商的邀请可以通过电话或电子邮件等方式；根据供应商数目的人小可能会有多轮评价和选择，通过初选迅速淘汰资格欠缺的供应商，正式招标文件的投递仅限于初选过关、实力较强的供应商。具体的招标文档格式及内容，可以参见本公司历年IT选型项目的相关文档。东龙服饰ERP选型项目招标文档：門門團东龙服饰甲方咨询招标文件第一卷投招标文件第二卷系_供应商初选文件V2标人须知.doc统需求说明.doc 开标评标时间安排.jpg第四节其他参考昆钢集团ERP选型项目招标文档:C:mvdocument昆钢建议书昆钢招C:mvdocument昆钢建议书昆钢招C:mvdocument昆钢建议书昆钢招C:mvdocument昆钢建议书昆钢招昆钢ERP选型项口软件及实施商评估体系:C:mvdocument昆钢建议书昆钢ER江苏电科院知识管理系统选型招标文档: 第四章评标第一节阶段目的评标阶段的目的是通过应用科学的评价方法和指标体系，对供应商及其产品和解决方案进行全方位、多角度的评价，从中选择合适的软件产品和实施商。第二节主要工作产品、方案初评/向侯选供应商传达产品需求信息，就产品和方案的提交与供应商达成一致意见，初步了解供应商产品特点/向侯选供应商传达关键需求信息，确认供应商清楚无误地理解解了客户的关键需求，并向供应商征集关键需求的初步解决方案；/评价供应商的需求解决方案对客户方关键需求的满足程度，综合考虑软件产品的特点，实施商的实力、信誉，以及客户方的要求，对参加初评的供应商进行初步筛选，形成次轮的侯选供应商名单。/根据项FI规模和参选供应商数冃的不同，初评可能需要一轮或两轮；/为保持评估的一致性，评估的各个阶段使用统一的指标体系。/初评阶段应以快速淘汰不合适的供应商为原则，因此在指标选用时以能性的大项指标为主。产品、方案评估会/就软件产品选型和招标与侯选供应商达成一致意见。/招标文件按既定方式和渠道送达侯选供应商，确认侯选供应商正确理解了招标文件的内容，其中包括了对用户需求的全而理解；/就评标会议的召开时间和方式与客户达成一致并向供应商传达，确认侯选供应商可以在既定的时间内制作投标方案并按时参加评标会。/组织开标会议，核实供应商的投标资格与投标方案，并与供应商就评标的方式达成一致，主耍包括确定评标时间、地点、顺序等，确保评标的过程遵循“公开、公平、公正”的原则。/组织由客户、供应商、宀三方参加的评标会；由…与客户方使用共同的评标体系进行供应商的产品和解决方案进行评价。/收集并分析方案评价结果，山*"出具IT选型评价报告，并指导客户综合考虑多方因素选择合适的产品和供应商。软件功能现场调查対于供应商承诺的功能实现应该进行现场调查，确保关键业务和关的每个流程能在系统屮方便高效地实现。 供应商应该提供典型案例的系统应用情况，对于能够提供客户应用状况现场调杳的供应商，+认为是自信和冇诚意的表现。其他应考虑的问题许多评标活动是表面上做的，实际上在廿后我们需要了解更多的信息。典型的是关丁•软件及实施尚的资信、报价、实施团队等方面的信息，客户是不可能知道的。我们在选择的时候要充分调动资源去了解这些内容，这也是为客户带来更多价值的所在。软件产品的行业表现:一般说來，ERP厂商在起步Z初可能会选择某个行业做突破点，在发展的过程中可能会重点关注某一个行业以取得竞争优势，这些因素会导致软件产品在不同的行业表现有所不同。一般情况下，供应商对行业特点的理解程度会体现在他们所提交的方案中，但有经验的供应商会对软件功能的完备性描述來补偿其对行业理解的不足，但从降低风险的角度考虑，选型时还应该考虑软件产品在在同行业的表现。一•方面，软件产品的适用性在同行业己经得到检验；另一方面，软件牛产商会将行业经验用于改进其产品，从而使其产品更加适用于和应的行业。因此，软件产品的行业表现是选型时应该考虑的重要因素，尽可能获得以下数据作为参考：/同行业用户名单及典型案例应用效果/权威机构的行业方案排名实施商的行业经验和实力:有些国外ERP软件厂商会把具体实施交给实施伙伴执行，在进入中国市场后他们仍然沿用了这种合作模式，在这种情况下，项日的成功不仅取决于软件产品的功能和性能，更多的情况下収决于实池商的经验和实力。日询中国ERP市场上的国外软件在功能性多数非常完善，儿乎能覆盖各行业各企业需求的方方曲面；具体实施时通过对每个表单或菜单进行配置来满足不同行业和企业的需要，体现了高度的集成性并拣弃了人为的操作。这样一来，往往对同一个企业的需求，会有不同的配置方式，但不同的配置方式对金业需求的满足程度往往是人不相同的；如何配置更能满足企业的需求，不仅依赖于实施商対软件的熟悉程度，更多地収决丁•实施商对行业和企业特点的理解。因此，实施商的行业经验在选型过程中也是重要的考虑因素。/同行业用户名单及典型案例应用效果/与该行业相关的人员情况实施团队的实力:供应商在项冃方案会声明实施团队的成员名单及分工情况。项冃团队是直接决定项H成功与否的决定因素，因此一个理想的实施团队应该/项目经理及丄要人员有可证明的丰富的项目经历，其中同产品、同行业的经历更有说明性。此类信息不能单纯以供应商的介绍为准，应该尽可能调动杯*的其他信息來源，以获得更为客观的信息/项目经理及丄要人员有足够的精力和时间投入项目方案的报价组成:ERP项目报价一般包括产品、技术支持、咨询/实施服务等几个部分，由于ERP实施和应用的复杂性和长期性，必须从报价组成方面供应商进行考查和约束：/签约前甲方根拥乙方承诺的服务支付价格，而签约后乙方则会根据获得的价格兑现服务。因此，为保证项目实诞的质量，必须清楚地落实各项咨询/实施服务与需求的对应关系，并对其所需费用应该了以保障。/技术支持费用视甲方业务发展情况确定合适的价格，如果甲方在未来有可预期的业务发展或调整，保障技术支持费用是合理的。“软件产品的成木对供应商来说是已经产生的固定成木，且软件报价产牛的税收等费用较高，所以选型时对软件产品的模块数和用户数要根据甲方需求仔细核定，并将其作为价格谈判的重点。 另外，在进行商务谈判时，要把握使客户和实施商能够双贏的原则，不能一味的帮着客户打圧实施商的价格。因为我们在这个时候为客户节约一点小钱，客户很快就会忘记。但是如果由于服务压价太低，导致后续实施中出现问题，客户会全部怪在我们头上，而貝实施商也会不满。第三节所用表单软件产品及供应商评价指标体系（参见第三章：昆钢ERP系统软件及实施商评估指标体系文档说明）第四节成果和交付物初评结呆：供应商名单及关键需求符合程度评价现场调查报告：关键业务实现质量评价；典型案例系统应用状况评估评佔结果：评估问卷及统计分析结果，产品及供应商评价报告第五节其他参考囹主嘅磁实施'